مرحله سوم در فرایند نظارت: این است که اطلاعات مربوط به عملکرد واقعی و عملیات انجام شده را با استانداردها و معیارها مقایسه و تطبیق کنیم.
مقایسه اطلاعات واقعی با شاخص ها و استانداردها باید به گونه ای باشد که هم قابل فهم و هم امکان تصمیم گیری و اقدامات اصلاحی را ممکن سازد.
در ارائه اطلاعات و مقایسه آن با استانداردها، بهتر است از جدول هایی استفاده شود که مقایسه آن ها برای مسئولان و مدیران آسان باشد و گزارش ها در این مورد به گونه ای تهیه شود که مطالعه و تجزیه و تحلیل آن ها کار دشواری نباشد. در مقایسه ارقام زیاد به شکل منظم از میزان انحراف و معیارها را نشان دهند، بهتراست از رایانه استفاده شود.

(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))

۲-۳- ۱- ۱۷- اقدامات اصلاحی
بعد از این که میان عملکرد یا عملیات واقعی و استانداردها، مقایسه و تطبیق انجام شد، در صورتی که نتیجه حاصل از مقایسه حاکی از آن باشد که پیش بینی ها به درستی عمل شده و عملکرد با استاندارد مطابقت دارد، در آن صورت هیچ اقدامی لازم نیست لیکن اگر نتیجه مقایسه حاکی از وجود انحرافات و مغایرت هایی میان عملکرد واقعی و استاندارد باشد، باید علت یا علت های این مسائل را جستجو کرد و در جهت رفع آن ها و انجام اقدامات اصلاحی اقدام نمود .البته هدف اصلی یک سیستم موثر نظارتی این است که با نظارت دقیق برکارها بتواند از هرگونه اشتباه و انحراف جلوگیری کرده و عملکرد و عملیات را با برنامه های پیش بینی شده و اهداف مورد نظر مطابق نماید. و دارای هیچ گونه انحراف یا تغییری نسبت به پیش بینی های انجام شده نباشد بسیار کم است .بنابراین مدیران ۳- گزینه پیش رو دارند: می توانند هیچ اقدامی نکنند، می توانند عملکرد واقعی را اصلاح نمایند، و یا می توانند معیارها را مورد تجدید نظر قراردهند، چون (اقدام نکردن) نوعی از سرباز زدن است، به دو مورد دیگر نگاه می اندازیم. هرگاه ناکافی بودن عملکرد ایجاد تغییر را الزامی می سازد، مدیر دست به اقدامات اصلاحی خواهد زد. نمونه های چنین اصلاحی می توان تغییر در استراتژی، ساختار، سیستم های جبران خدمت، برنامه های آموزشی، طراحی مجدد مشاغل یا جایگزینی کارکنان باشد. مدیری که تصمیم به اصلاح عملکرد واقعی می گیرد ناچار است تصمیم های دیگری نیز اتخاذ کند. آیا باید به عملی فوری دست بزند یا اصلاحی اساسی را در نظر بگیرد، اقدام اصلاحی فوری مسائل را به سرعت حل کرده و عملکرد را به روال پیشین باز می گرداند، اقدام اساسی این سؤال را مطرح می کند که چگونه و چرا عملکرد دچار انحراف شده و سپس می کوشد که منشا انحراف را از بین ببرد. به هر حال، مدیران کارآمد به تجزیه و تحلیل خطاها می پردازند و وقتی مصالح سازمان ایجاب کند، زمانی را صرف اصلاح پایدار تغییرات مهم بین استاندارد و عملکرد واقعی می نمایند، این امر نیز ممکن است هدف بسیار عالی یا پست تعیین شده باشد، درچنین حالتی این انحراف است که باید اصلاح شود، نه عملکرد. مشکل، تجدید نظر در انحراف عملکرد به خاطر کاهش آن است.
۲-۳-۱-۱۸- اهداف نظارت
اطمینان از سلامت انجام امور و اعمال سیستم های نظارتی و برخورد به موقع با زمینه های فساد، پیشگیری از بحران و نارضایتی ها، هدایت کلان دولت به استفاده از منابع و توانمندی ها، جلوگیری از هدر رفتن سرمایه ها و فرصت ها از همه مهم تر جلب اعتماد عمومی مردم از صحت و درستی انجام امور و ایجاد التزام عمومی به قوانین و مقررات ازخواسته های تمام مسئولان نظام است.
نظارت کارا و اثر بخش، نظارتی است که مبتنی بر(نظام تفکر روند گرا) باشد که هم در عمل خود را نشان داده و هم از لحاظ تئوری یک حقانیتش اثبات شده است و هم با (نظام تفکر عمل به تکلیف)
و فرهنگ اسلامی سازگار است که (برای رسیدن به نتایج مطلوب باید روند کارها بهبود یابند) سیستم و نظام نظارت و کنترلی که با (نظام تفکر روندگرا سازگاراست)، نظام کنترل کیفیت جامع است. نظام نظارت و کنترل کیفی جامع دارای ویژگی های زیر است:
۱- مردم گرا یعنی اولین و مهمترین مسئله در آن، کیفیت مردم است، با انسان آغاز می شود و بین نرم افزار و سخت افزار و انسان افزار اولویت و اصالت را به انسان افزار می دهد و برای ایجاد کیفیت در مردم تلاش می کند.
۲- از نظر نگرش، جمع گراست نه فرد گرا و متکی به تلاش های گروهی است نه تلاش های یک نفر، با مسائل و مشکلات سیستمی برخورد می کند.
۳- روش برخورد آن با منابع سازمان اعم از منابع انسانی و مادی نگهداری و بهبود بخشیدن به آن هاست نه طرد و اخراج و خارج ساختن از رده و دوباره سازی.
۴- معیارهای ارزیابی در کنترل کیفی جامع فرایند و تلاش برای کسب نتایج بهتر و به عبارت دیگر بهبود روند انجام کارهاست نه نتیجه صرف که در خدمت سود آوری باشد.
۵- کنترل کیفیت شغل همگان است و همکاری داوطلبانه همه کارکنان اعم از مدیریت ارشد مدیران، سرپرستان و کارگران است را می طلبد.
۶- این مشارکت همگانی و همکاری عمومی باید در تمام سطوح فعالیت سازمان باشد نه فقط در سطح عملیاتی و تولید(اجرایی).
۷- کنترل کیفیت جامع مبتنی بر واقعیات نه حدس و گمان و بر داده های ملموس و کمی استوار است و از روش های آماری استفاده می کند.
۸- در این روش کنترل نباید فاصله و شکافی بین مدیران رده های بالا (مدیران مالی)و رده های پایین و کارکنان وجود داشته باشد و روابط باید دوستانه باشد.
۹- کنترل کیفیت با کار آموزی آغاز و به کارآموزی ختم می شود، یعنی باید کلیه افراد اعم از مدیریت ارشد، مدیریت میانی و کارگزاران به طور منظم آموزش ببینند تا هرکسی بتواند مشکلات خودرا بهتر حل کند.
۱۰- کنترل کیفی جامع باید در سطح کشور اشاعه شود.
۲-۳-۱- ۱۹- ویژگی های نظارت مؤثر
ویژگی هایی که برای یک سیستم نظارت اثر بخش لازم هستند به شرح ذیل می باشند:
۱- به موقع بودن: نظارت باید به موقع صورت گیرد وگزارش مربوط باید هرچه سریعتر در اختیار مدیران قرارگیرد تا اقدامات اصلاحی را در صورت نیاز انجام دهند.
۲- دقت: یکی از ضرورت ها در مؤثر بودن سیستم نظارتی، دقت است یعنی باید اطلاعات به دست آمده کاملا” دقیق باشد.
۳- تاکید بر نقاط استرتتژیک: از آنجا که نظارت بر تمام کارها و عملیات ممکن نیست و ضرورتی هم ندارد، نظارت باید توجه اصلی خود را بر نقاط حساس و استراتژیک معطوف دارد. منظور از نقاط حساس و استراتژیک نقاطی است که انحراف و اشتباه در آن ها موجب صدمات سنگینی می شود. بنابراین نظارت بر آن ها باعث کارایی بیشتری می شود .
۴- مبتی بر هدف و برنامه بودن: نظارت مؤثر، نظارتی است که مبتنی بر هدف و برنامه مشخص می باشد.
۵- قابلیت انعطاف: ار آنجایی که بیشتر سازمان ها در محیطی پویا و متحول کار می کنند، یک نظام نظارتی خشک و غیر منعطف با آن مناسبت ندارد و باید نطام نظارتی به گونه ای باشد که بتواند خود را با تغییرات و تحولات محیطی منطبق کند.
۶- مقرون به صرفه بودن: نظارت مستلزم صرف هزینه و زمان است، بنابراین هزینه اجرای نظارت باید کمتر از فواید حاصل از سیستم نظارتی باشد .
۷- تناسب با مورد: سیستم نظارتی در سازمان باید طوری طراحی و اجرا شود که با کارها و عملیات و پست های مختلف تناسب داشته باشد، چرا که هر کاری و هر پستی در سازمان نظارت خاصی را می طلبد و سیستم نظارت مؤثرخواهد داشت که به این اصل مهم توجه داشته باشد.
۸- داشتن مقبولیت: نظارت های خیلی شدید و خشک موجب ایجاد روحیه مقاومت در کارکنان شده و به تضعیف روحیه و کاهش بازدهی منجر می شود. به همین سبب برای ایجاد یک سیستم نظارتی مؤثر و کارآمد رعایت نکات زیر ضروری است.
الف) حمایت مدیران عالی سازمان. ب) اطلاع و اشتراک تمامی مدیران. ج) توجیه تمامی کارکنان.
د) ایجاد ارتباط مناسب.
۹- توجه به اهداف سازمان: هدف نهایی از نظارت رسیدن به هدف های سازمان است و جمع آوری اطلاعات تعیین استانداردها و… همه ابزاری هستند برای دستیابی به هدف های اصلی سازمان.
۱۰- عمل اصلاحی: پیشنهاد می کند چه عملی باید انجام شود تا انحراف اصلاح شود.
۱۱- کشف کنندگی: نظارت باید هدف اصلاحی داشته باشد.
۱۲- نظارت باید مثبت نگر باشد: نظارت مطلوب، باید نقاط مثبت نیز مد نظر نظارت کننده باشد.
۲-۳-۱- ۲۰- موانع و محدودیت های اعمال نظارت کارآمد
مقاومت و کارشکنی دستگاه های اداری و عدم پذیرش نظارت که اخیرا” شکل تبلیغاتی به خود گرفته است و تحت عناوین مختلف سعی در خارج شدن از حیطه سازمان های نظارتی دارند از یک طرف نبود قدرت و امکانات کافی در دستگاه های نظارتی از سوی دیگر، وضعیتی غیر قابل قبول را فراهم آورده است. موانع و محدودیت های نظارت را گاه باید در فرایند نظارت به عنوان موضوع فعالیت اصلی دستگاه های نظارتی جستجو کرد و گاهی فراتر از آن در محیط یا موضوعی که باید نظارت اعمال گردد. که در دو بخش جداگانه، موانع محدودیت های سازمان های نظارتی و موانع و محدودیت های فرا سازمانی اشاره خواهد شد. سازمان های نظارتی علاوه بر موانع و محدودیت های سازمانی که لازم است تلاش و پی گیری برای رفع آن ها ادامه داشته باشد با موانع و محدودیت های دیگری مواجهند که از جهتی قابل اعتناتر می باشند و رفع آن ها خارج از وظیفه و توان آنهاست قسمتی از این موانع و محدودیت ها به دستگاه های نظارت شونده و بخشی دیگر به قوای سه گانه و دستگاه های حمایت کننده اختصاص دارد.
۱- مقاومت وعدم پذیرش نظارت: عکس العمل مدیران و کارکنان دستگاه های اداری و کیفیت استقبال آنان از ورود عوامل نظارتی و مواضعی که توسط آنان در مواجهند با ناظران اتخاذ می شود.
از این جهت قابل بحث است که ناظران به محض انتخاب موضوع یا محیط برای اعمال نظارت و شروع فعالیت نظارتی با مقاومت و عدم پذیرش روبه رو می شوند. ضعف پاسخگویی یگان، نبود روحیه قانونگرایی و تلاش در خروج از حیطه نظارتی فاصله ای بین ناظران و مجریان ایجاد و به بروز دو دیدگاه منتهی شده است. دیدگاه ناظران و سازمان های نظارتی بر اصلاح امور مبتنی است و مجریان تلقی دیگری از حضور عوامل نظارتی ابراز می کنند. مچ گیری، تنبیه، و کاسته شدن جرأت، خلاقیت و نوآوری مدیران و..از جمله آن هاست.
۲-۳-۱-۲۱- مصونیت از نظارت
یکی از موانع موجود در اعمال نظارت، مصونیت هایی است که به منظور خروج از دایره نظارت از سوی بعضی از دستگاه های اداری دنبال می شود تا در حاشیه امن قرار گیرند حذف نظارت ها و دور کردن ناظران با وضع قوانین خاص در جهت گریز از باید ها و نباید هایی که به موجب قوانین الزام آورشده است، اهداف را دست نیافتنی و تداوم این شرایط اقتدار نظام و حاکمیت قانون را کاهش خواهد داد. با تعمیم نظارت به همه دستگاه های اداری و خذف استثناهای نظارتی، باید نظارت های بدون تبعیض و اغماض را اعمال کرد تا امکان اصلاح ساختار نظام اداری به معنای اعم (که از ضروریات غیر قابل انکاراست) فراهم گردد. و وجود استثناء تبعیض و…، در اعمال نظارت فراگیر و مؤثر به ترجیح و تقدم منافع فردی بر منافع عمومی و نقص عدالت منجر خواهد شد و به طور کلی به فرایند توسعه آسیب وارد خواهد کرد.
تصویب قوانین خاص، مقاومت در مقابل قانون و طرح مطالب نابجا به منظور تخطئه کردن نظارت از سوی بعضی از صاحب منصبان، مصونیت هایی که به وجود آورده است. که فقط با برخورداری سازمان های نظارتی از حمایت های قانونی و جلوگیری از خروج دستگاه های اداری از چتر نظارتی، می توان شرایط مساوی را لحاظ و در مراحل مختلف تصمیم گیری، برنامه ریزی، سازماندهی و اجراء اعمال نمود.
۲-۳-۱- ۲۲- مقاومت در برابر نظارت
نظارت معمولا"با تنبیه و تشویق همراه است. با توجه به اینکه بیشتر به نقاط ضعف، نارسایی ها و کمبود ها تأکید می شود. و نقاط قوت و نکات مثبت نادیده گرفته می شود افراد و کارکنان و مسئولین به تدریج می پندارند که نظارت به معنای یافتن نقاط ضعف و سرزنش آن هاست.
شیوه های نظارت از دیدگاه مدیریت اسلامی و حضرت علی (ع):
۲-۳-۱- ۲۲- ۱- نظارت الهی: برطبق این روش کارمند با ایمان به صفت دانایی خداوند، همواره نظارت او را بر اعمال و کردار خود احساس می کند و خداوند را ناظر و حاضر بر فعالیت های خود می داند. این شیوه یعنی ترس از خداوند مؤثرترین عامل نظارت و کنترل در سازمان است.
خداوند در قرآن کریم در آیات مختلف به این مطلب اشاره کرده است . (خداوندا،تو به آشکار ونهان ما واقفی و هیچ چیزی درآسمان و زمین بر خدای متعال پوشیده نیست.)(سوره ابراهیم آیه ۳۵)
و نیز درآیه دیگری دراین باره آمده است که (خداوند بر پنهان و آشکار شما داناست)(سوره نخل آیه ۱۹)
این شیوه نظارت را نظارت الهی گفته اند، نظارتی که از اصول عمده انسان شناسی اسلامی است.